مقدمه:
انسان از زماني كه خواندن و نوشتن را فراگرفت و بكار و فعاليت و تحصيل علوم مختلف مشغول شد، به تدريج به سمت تحقيق و پژوهش روي آورد و كم‌كم نياز به ثبت آموخته‌ها در قالب كتبا و دفتر در او احساس شد. بدين ترتيب گام‌هاي نخستين را در جهت بايگاني كردن آنچه كه او آموخته بود، برداشت.

در واقع اين كار از روزگاران قديم توسط تاريخ‌نويسان و مورخان در دربار پادشاهان با شرح كامل وقايع و حوادث آن زمان شروع شد و توسط دانشمندان و پژوهشگران با سند نمودن نتايج آزمايشات و آنچه فرا گرفته بودند، دنبال شد تا به امروز.

امروزه تهيه سند در همه امور از كارهاي تاريخي گرفته تا نويسندگي و كارهاي دولتي انجام مي‌شود. اين كار در زمان حاضر امري بسيار پسنديده و معمول بوده و ضرورت آن در همه مكان‌هاي دولتي و سازمان‌ها و حتي شركت‌هاي خصوصي احساس مي‌شود.

بايگاني كردن در يك تعريف عام به معناي تهيه و نگهداري نسخه دومي‌از مجموعه فعاليت‌هايي كه مي‌بايست در يك روال كاري انجام شوند، مي‌باشد.

در حال حاضر بخش بايگاني، يكي از بخش‌هاي مهم هر سازمان دولتي و يا خصوصي را تشكيل مي‌دهد. سازمان آب، اداره گاز، برق، مخابرات و... همگي داراي قسمت بايگاني مي‌باشند، اما بخش بايگاني در يك محيط گسترده‌تر با حيطه كاري وسيع‌تر قرار مي‌گيرد. اين محيط كاري دبيرخانه ناميده مي‌شود.

دبيرخانه يكي از مهمترين قسمت‌هاي يك اداره مي‌باشد كه بايگاني كردن اسناد يكي از كارهاي عمده و مهمي‌است كه در اين بخش انجام مي‌شود. كليه كارهاي مربوط به بايگاني در دبيرخانه تفكيك مي‌شود و كار هر قسمت توسط يك متصدي خاص با تخصص مربوط به آن كار به بهترين شكل ممكن انجام مي‌شود. كار بايگاني به صورت زير تفكيك مي‌شود:

1.      ثبت اسناد

2.      تفكيك اسناد

3.      تشكيل پرونده

4.      بايگاني پرونده‌ها

در اين صورت ارائه خدمات بهينه و سريعتر صورت مي‌گيرد. در اين اداره كليه كارهاي بايگاني به صورت دستي انجام مي‌شود. در كشور ما جايگزين كردن سيستم‌هاي كامپيوتري در دبيرخانه به جاي كارهاي دستي در حال اجراست، اما هنوز تمام دبيرخانه‌هاي ادارات و سازمان‌هاي كشور مجهز به سيستم كامپيوتري نشده‌اند و اين كار در برنامه‌هاي آتي اين سازمان‌ها قرار گرفته است.

اما به نظر مي‌رسد با وجود يك سيستم كامپيوتري در دبيرخانه‌ها، با اينكه حجم كارهاي دستي به ميزان قابل توجهي كاهش مي‌يابد، اما نياز به كار دستي هيچگاه رفع نمي‌شود. به هر حال، قرار دادن سيستم‌هاي كامپيوتري به كارها (در همه‌جا) سرعت مي‌بخشد و باعث بالا رفتن كيفيت كار پاسخ به ارباب رجوعان مي‌شود.

تاريخچه پيدايش برق در منطقه مازندران
در سال 1307، اولين موتور ژنراتور برق به قدرت 150 كيلووات در گرگان نصب گرديد و دومين كارخانه برق در شر بابل به قدرت 120 كيلووات و متعاقب آن سومين كارخانه برق در شهر ساري به قدرت 60 كيلووات نصب و مورد بهره‌برداري قرار گرفت و به تدريج ديگر شهرهاي اين استان به مولدهاي كوچك ديزلي مجهز شدند.

اين نيروگاه‌ها توسط بخش‌هاي خصوصي و يا شهرداري‌ها اداره مي‌شدند، ولي چون قادر به تامين برق شهرها نبودند، لذا به منظور تامين نيرو و نيز توزيع و استاندارد نمودن شبكه‌ها در سال 1343 وزارت آب و برق تشكيل و شروع بكار نمود.

 وزارت آب و برق اقدام به تاسيس شركت توانير و شركت‌هاي برق منطقه‌اي در سطح كشور نمود كه توليد و انتقال نيروي برق مازندران به عهده شركت توانير و قسمتي از انتقال و توزيعت نيرو در سطح منطقه به عهده شركت برق منطقه‌اي مازندران واگذار گرديد و اين شركت در آذرماه سال 1344 رسماً تاسيس و فعاليت خود را در منطقه آغاز نمود.

در دبيرخانه اداره برق، چون تقريباً كليه كارها به صورت دستي انجام مي‌شود، لذا ارتباط چنداني با كامپيوتر ندارند، فقط تايپيست است كه كار او با كامپيوتر انجام مي‌شود، ولي كار او فقط به تاپ نامه‌ها (در محيط Word) و تايپ جداول و نمودارها (در محيط Excel) خلاصه مي‌شود.

يكي از بخش‌هاي اداره كه ارتباط بيشتري با كامپيوتر دارند، بخش پذيرش مي‌باشد. اين بخش مسووليت بزرگي در پاسخگويي به ارباب رجوعان و متقاضيان دارند. كامپيوترهاي اين بخش همگي متصل به شبكه (Server) هستند. كار عمده كارمندان اين بخش در محيط Accessمي‌باشد.

Accessيا بانك اطلاعاتي در همه سازمان‌ها يكي از بهترين محيط‌ها براي نگهداري اطلاعات مي‌باشد. در بخش پذيرش، در وهله اول پس از درخواست انشعاب برق توسط متقاضي، اطلاعات درخواست كننده وارد كامپيوتر مي‌شود؛ سپس تشكيل پرونده‌ها به صورت دستي دنبال مي‌شود و سرانجام با طي يك روال كاري (بازديد، تشكيل جلسه و تاييد طرح) پرونده‌ها كميسيون مي‌شوند و كميسيون‌ها در همان بخش پذيرش توسط كارمند مربوطه اين كار در محيط Wordتايپ مي‌شود و بقيه كارها در دبيرخانه دنبال مي‌شود.

يكي ديگر از بخش‌هاي اين اداره كه با كامپيوتر ارتباط دارند، قسمت حسابداري اداره مي‌باشد. اگرچه حجم عظيمي‌از كار اين قسمت هم به صورت دستي انجام مي‌شود، اما وارد كردن ارقام و حساب‌هاي مالي و نگهداري اطلاعات پولي شركت در محيط Accessصورت مي‌گيرد.

بخش ديگر قسمت آمار و اطلاعات اداره مي‌باشد كه وظيفه نگهداري كليه آمار و اطلاعات در مورد تاريخچه اداره برق، اطلاعات آماري سال‌هاي مختلف و نمودارهاي آماري مي‌باشد كه با محيط Accessكار مي‌كنند.

كليه قسمت‌هاي اداره برق، مانند قسمت بهره‌برداري، طرح و نوسازي، قسمت مالي و اداري، بايگاني، حسابداري، پذيرش، خدمات مشتركين و.... بايد داراي حداقل يك كامپيوتر متصل به شبكه باشند. در ضمن اداره برق داراي يك وب‌سايت به آدرس WWW.ped.golestan.comمي‌باشد.